Изменения в персональных данных: можно ли прописать в ЛНА обязанность работника предоставлять изменения в персональных данных?

Вопрос от подписчика «Как корректно и в каком документе прописать обязанность работников сообщать об изменении их персональных данных (паспорт, регистрация и т.п.)?

Изменения в персональных данных работника: законодательство не устанавливает обязанности работника информировать работодателя об изменении своих персональных данных, а также порядка и сроков такого информирования.

При этом ст.18.1 ФЗ от 27 июля 2006 г., № 152-ФЗ «О персональных данных» установлено, что локальные акты по вопросам персональных данных могут содержать положения, ограничивающие права их субъектов, а также возлагающие на операторов не предусмотренные законодательством полномочия и обязанности.

Предоставление при приеме на работу определенных документов предусмотрено ст. 65 Трудового кодекса РФ, а также в некоторых случаях законодательством предусмотрен порядок сообщения работником об изменениях данных (например, ст. 9 Федерального закона от 01 апреля1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Кроме того, работодателю необходимы актуальные данные работника для исполнения требований иного законодательства — о воинском учете, налогового законодательства и иных норм.

Таким образом, по нашему мнению, работодатель вправе в трудовом договоре или локальном акте прописать обязанность работников извещать об изменениях персональных данных в конкретный срок в целях исполнения законодательства. При этом не рекомендуем привлекать к ответственности работников, если они такие данные не предоставили.

Работодатель должен не только обеспечить точность и достаточность данных, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки данных, но и обязан разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные и (или) дать согласие на их обработку.

Рекомендуем в Правилах внутреннего трудового распорядка организации написать: «Работник предоставляет Работодателю персональные данные, необходимые для оформления трудовых отношений, кадрового, налогового учета и в целях соблюдения действующего законодательства, а также сообщает об изменении персональных данных в целях актуализации сведений для соблюдения законодательства и прав работника».

Мы запросили разъяснения по этому вопросу в Роскомнадзоре, однако получили ответ, что этот вопрос не относится к полномочиям этого органа…

При этом Роскомнадзор в своем ответе напомнил, что при определении объема и содержания персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях: