Печать на документах: как правильно ставить в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Согласно п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016 печать на документе заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
ГОСТ Р 6.30-2003 указывал, что печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность работника, и часть подписи.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит новые требования к реквизиту «печать»: оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, т.е ниже подписи на свободном месте, чтобы подпись свободно читалась.
На финансовых документах, личных документах граждан, документах статистической отчётности печать проставляется в месте обозначенное «МП» («Место печати»).
Что представляет собой печать: это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа.
Печати бывают трех видов:
- гербовые,
- круглые с наименованием организации,
- простые, структурного подразделения.
Гербовые печати используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Коммерческие организации используют круглые печати. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название организации. Как на гербовых, так и на круглых печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. На такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес. Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте не закреплены.
Часто мы слышим что документ без печати недействителен, и ставим печать на все подряд документы. На каких документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении № 3 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», изданных Росархивом.
В Примерный перечень вошли следующие документы:
- АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
- АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
- Документы налоговой отчетности.
- ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.
- ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
- ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
- НОРМЫ расхода.
- ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
- ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).
- Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
- ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
- РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).
- СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
- СОГЛАШЕНИЯ.
- СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
- СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
- ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
- УДОСТОВЕРЕНИЯ.
- УСТАВЫ организаций.
Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.
Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.
Ольга Софронова
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Еще статьи:
Расторжение трудового соглашения по причине прогула работника: Роструд о практике правоприменения
Расчетный листок рассылать можно в электронном виде
Судебная практика: водитель скорой помощи отстоял право на «ковидные» выплаты
